Kapitał zapasowy – czym jest i do czego służy w firmie?

Kapitał zapasowy: co to?

Podstawowym elementem, który zapewnia poprawne funkcjonowanie firmy, pozwala na produkowanie oraz sprzedawanie produktów i usług, jest kapitał przedsiębiorstwa. Są to nie tylko środki finansowe, ale również dobra materialne. W jego skład wchodzi między innymi kapitał zapasowy.

Do jego zadań należy poprawa sytuacji finansowej przedsiębiorstwa przez pokrycie przyszłych strat, które mogą pojawić się w danej spółce. Jeżeli kapitał podstawowy ulegnie zniekształceniu, wówczas środki te pomogą w wyrównaniu bilansu zysków i strat.

W zależności od formy organizacyjno-prawnej występuje pod różnymi nazwami, ale u podstaw leżą te same cele oraz zadania. Kapitał zapasowy oraz znajdująca się w nim pula środków mogą pochodzić z różnych źródeł. Należą do nich między innymi emisja akcji, które stanowią nadwyżkę w stosunku do wartości nominalnej. Pod tym stwierdzeniem kryje się sprzedaż udziałów ponad wartość nominalną po pokryciu kosztów.

W innym przypadku może również powstać w wyniku wymaganego odpisu zysków netto. Jest to charakterystyczne dla spółki akcyjnej. Z kolei w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością kapitał zapasowy wynika z nadwyżki ze sprzedaży udziałów. Inną sytuacją może być po prostu zamiana wierzytelności na akcje lub udziały z uwzględnieniem różnic kursowych.

Kapitał zapasowy: obowiązkowy?

Kapitał zapasowy jest obowiązkowy tylko w niektórych formach organizacyjno-prawnych przedsiębiorstw.

Jeśli przedsiębiorcy decydują się na założenie spółki akcyjnej lub komandytowej, wówczas muszą liczyć się z takim wymogiem.

Z kolei spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może opcjonalnie budować kapitał zapasowy. Warto zaznaczyć, że może on być zwiększony lub zmniejszony w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa w danym momencie. Wzrost wynika z obowiązkowych czy też dobrowolnych dopłat akcjonariuszy lub udziałowców, przeniesienia środków finansowych z kapitału zakładowego, niepodzielonego zysku netto albo innych środków rezerwowych z lat ubiegłych.

W tym miejscu warto się zatrzymać, aby wyjaśnić, czym różni się kapitał rezerwowy od zakładowego?

Kapitał zapasowy w spółce z o.o. i innych formach organizacyjno-prawnych

Jak zostało wspomniane, kapitał zapasowy w spółce akcyjnej oraz komandytowej jest obowiązkowy. Z kolei w przypadku spółki z o.o. ma formę dobrowolnego zabezpieczenia interesów. Najważniejsze informacje dotyczące kapitału zapasowego w spółkach kapitałowych można znaleźć w ustawie z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037).

Kapitał zapasowy w spółce akcyjnej powinien być budowany poprzez przelewanie co najmniej 8% zysku za dany rok obrotowy. Jest to obowiązkowe aż do momentu osiągnięcia limitu co najmniej 1/3 wartości kapitału zakładowego, który odnotowuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym. W takiej sytuacji zawarcie informacji na ten temat w statucie nie ma znaczenia. Inaczej wygląda to w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Kluczowa będzie w tym przypadku wartość kapitału zakładowego. Musi ona wynosić co najmniej 50 000 zł, a wartość nominalna nie może być niższa niż 50 zł z uwzględnieniem ograniczeń dotyczących objęcia udziałów poniżej ich wartości nominalnej. Jeśli dojdzie do przekazania udziałów w wyższej cenie, wówczas nadwyżkę należy przekazać do kapitału zapasowego. Dzieje się tak nawet w przypadku braku informacji na ten temat w statucie.

Zamów terminal płatniczy i zwiększ efektywność zarządzania płatnościami w swojej firmie.

Kapitał zapasowy przedsiębiorstwa

Kapitał zapasowy przedsiębiorstwa nosi również inne nazwy w zależności od jego formy organizacyjno-prawnej. Jeżeli dotyczy on spółdzielni, wówczas będzie to kapitał zasobowy. Pieniądze na ten cel zostają przenoszone wskutek odpisu z zysku, wpłaty wpisowego. Następnie środki te można przeznaczyć na pokrycie strat. Fundusz przedsiębiorstwa to określenie spotykane w zakładach państwowych. Najważniejsze informacje na ten temat znajdują się w ustawie z dnia 16 września 1982 roku Prawo spółdzielcze (Dz.U. 1982 nr 30 poz. 210).

Pulę dostępnych środków można zwiększyć przez zysk przedsiębiorstwa, pieniądze z innych źródeł. Natomiast fundusz zakładu dotyczy publicznych zakładów opieki zdrowotnej, co zostało określone w ustawie z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej (Dz.U. 1991 nr 91 poz. 408). Środki zostaną pomnożone przez przekazanie środków trwałych i pozostałych składników majątkowych, nie uwzględniając nieruchomości. Służą one pokryciu powstałych strat.

Kapitał zapasowy a rezerwowy

Co wyróżnia kapitał zapasowy a rezerwowy? Kapitał zapasowy w spółce z oo jest nieobowiązkowy. Dlatego też bardzo często stosuje się go zamiennie z kapitałem rezerwowym, utożsamiając je ze sobą.

Jednak warto zaznaczyć, że podstawową różnicą między nimi jest forma zasilania. Pieniądze z dopłat powinny być przeznaczone na kapitał rezerwowy. Stanowi on część kapitału własnego, zysków przeznaczonych na rozwój spółki oraz codzienne zobowiązania, czyli jeden z pasywów w bilansie. Odpis środków jest możliwy wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Szczegółowe informacje na temat zasad odnotowania dopłat wspólników znajdują się w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591). Dodatkowo warto zwrócić uwagę na zasady dotyczące agio, czyli dodatnią różnicą między ceną akcji lub udziałów a ich wartością nominalną. Środki te mogą zostać przeznaczone wyłącznie do kapitału zapasowego. W takiej sytuacji nawet spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi go utworzyć, ponieważ przekazanie pieniędzy uzyskanych w ten sposób do kapitału rezerwowego jest niemożliwe. Warto zaznaczyć, że procedura odpisu na pokrycie straty nie różni się w obu przypadkach. Jak to zrobić?

Pokrycie straty z kapitału zapasowego

Pokrycie straty z kapitału zapasowego odbywa się na podstawie specjalnej procedury. Jednak nie stoi nic na przeszkodzie, aby przekazać zysk lub dopłaty wspólników na pokrycie ujemnego bilansu z ubiegłych lat. Zgodnie z zapisami art. 396 par 5 Kodeksu spółek cywilnych, decyzję o użyciu kapitału zapasowego podejmuje walne zgromadzenie akcjonariuszy. Jeżeli wartość kapitału zapasowego jest niższa niż 1/3 kapitału zakładowego, wówczas środki mogą być przeznaczone wyłącznie na pokrycie udokumentowanych strat z poprzednich lat. Gdy kapitał zapasowy ma wyższą wartość, dowolny cel, jaki zostanie sfinansowany z tych środków, wybiera walne zgromadzenie akcjonariuszy. Zmniejszenie kapitału zapasowego może wynikać nie tylko z pokrycia strat z ubiegłych lat, ale również umorzenia akcji, finansowania dywidend, zwiększenia kapitału zakładowego lub rezerwowego, różnic między zyskami ze sprzedaży akcji a ich wartością nominalną oraz pokrycia kosztów organizacyjnych powstałych w wyniku przejęcia lub połączenia przedsiębiorstw.