Inwentaryzacja – co to i kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Inwentaryzacja: co to?

Odpowiedź na pytanie co to inwentaryzacja, można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Określa zasady wykonywania spisu z natury, a także podmioty, na które nakłada się taki obowiązek.

Inwentaryzacja to działania prowadzące do ustalenia stanu aktywów oraz pasywów przedsiębiorstwa na zakończenie danego roku obrotowego.

Jest to obowiązkowy element prowadzenia rachunkowości przez przedsiębiorców potwierdzający sprawozdania finansowe oraz zapewniający rzetelność prowadzonych przez firmę ksiąg rachunkowych. Wśród podmiotów, które obowiązuje inwentaryzacja, można znaleźć: osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące własną działalność gospodarczą, spółki cywilne i osobowe podlegające prawu handlowemu oraz prowadzące księgi przychodów i rozchodów dobrowolnie lub obowiązkowo, osoby zagraniczne, oddziały i przedstawicielstwa firm zagranicznych, jednostki sektora finansów publicznych, a także niewymienione wcześniej otrzymujące dotacje lub subwencje z budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego czy też funduszów celowych. Dodatkowo obowiązują one przedsiębiorstwa prowadzące sprawozdania finansowe na podstawie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej.

Inwentaryzacja na czym polega i kiedy należy ją przygotować?

Spis z natury powinien być przeprowadzony na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego. Informacje na ten temat należy uwzględnić w księdze przychodów i rozchodów. Dodatkowo uwzględnia się również kilka innych sytuacji, w których konieczna jest inwentaryzacja. Wśród nich można wymienić: zmianę wspólnika lub proporcji udziałów, likwidację przedsiębiorstwa czy też na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Zdarza się również, że przedsiębiorca traci prawo do zryczałtowanego podatku dochodowego, a tym samym jest zobowiązany rozpocząć prowadzenie ksiąg. W momencie zaistnienia takiej sytuacji musi zadbać również o sporządzenie spisu z natury. Art. 28 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów, wskazuje kilka podstawowych zasad, według których powinna być przeprowadzona inwentaryzacja na koniec roku oraz pozostałe. Wśród nich podkreśla się: staranność wykonania, sporządzenie spisu w sposób trwały i zakończony.

Sprawdź też: Terminal płatniczy od Polskich ePłatności

Dodatkowo nie można zapominać o podpisach co najmniej dwóch osób odpowiedzialnych za inwentaryzację. Warto zwrócić uwagę na to, aby były one przeszkolone w tym zakresie, co pozwoli uniknąć błędów. Należy również pamiętać  o dotrzymaniu odpowiednich terminów i dopilnowaniu kompletności dokumentu.

Jak wygląda inwentaryzacja na koniec roku i nie tylko?

Jak wygląda inwentaryzacja? Co powinna zawierać?

Kilka z elementów, które powinien uwzględniać każdy rodzaj inwentaryzacji, zostało wymienione już powyżej. Wśród nich znajdują się między innymi podpisy pracowników odpowiedzialnych za sporządzenie dokumentu.

Jednak jak wygląda inwentaryzacja towarów  i co dokładnie powinna zawierać? Zacznijmy od wytycznych pod względem materialnym. Według art. 27 ust. 1  rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów, należy wpisać do księgi spis z natury: towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych oraz braków i odpadów. Natomiast pod względem formalnym nie może zabraknąć przede wszystkim:

• danych właściciela firmy lub jej nazwy,
• daty przygotowania spisu,
• numeru  pozycji arkusza inwentaryzacji,
• nazwy towaru lub innego elementu wchodzącego w skład inwentarza,
• jednostki miary i stwierdzonej ilość w czasie przeprowadzania spisu,
• ceny w złotych i groszach za jednostkę miary i sumę odpowiadającą wartości towarów uwzględnionych w spisie,
• łącznej wartości wszystkich pozycji spisu z natury,
• klauzuli “Spis zakończono na pozycji”.

Natomiast na końcu inwentaryzacja powinna zostać zakończona i zatwierdzona podpisami osób, które ją przeprowadziły, a także właściciela przedsiębiorstwa.

Rodzaje inwentaryzacji

Warto zaznaczyć, że można wymienić różne rodzaje inwentaryzacji. Wśród nich znajduje się podział ze względu na moment, w którym jest ona przeprowadzana, jak i sposób oraz częstotliwość wykonania. Do podstawowych należą:

• okresowe, cykliczne – w takiej sytuacji inwentaryzacja towarów przeprowadzana jest systematycznie w pewnych odstępach czasowych, na przykład co dwa lata.
• ciągłe – ten rodzaj inwentaryzacji może trwać nawet cały rok ze względu na dużą ilość składników wchodzących w skład majątku firmy.
• doraźne – zazwyczaj niezapowiedziane, mogą być konieczne w wyniku zdarzeń losowych,
• pełne – obejmuje nie tylko towary posiadane przez firmę, ale także te znajdujące się poza siedzibą oraz obce przechowywane na jej terenie.
• cząstkowe – dotyczące konkretnych składników majątkowych.