Lista płac pracowników – jak ją sporządzić?

Lista płac – kogo dotyczy?

Decydując się na zatrudnienie pracownika, przedsiębiorca zobowiązuje się do zapewnienia nie tylko odpowiednich warunków pracy, ale także wypłacania wynagrodzenia. Zapewnia to między innymi ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Znajdują się w niej najważniejsze informacje dotyczące kwestii nawiązania stosunku pracy, praw pracownika oraz obowiązków pracodawcy. Jednak nie uwzględnia prowadzenia listy płac. Jest to opcjonalne, choć warto zaznaczyć, że większość przedsiębiorców decyduje się na sporządzenie takiego dokumentu. Jak wygląda księgowanie listy płac?

Czym jest lista płac?

Lista płac pracowników to powszechny dokument księgowy, który umożliwia poprawne księgowanie wypłat i ułatwia pracodawcy dopełnienie formalności związanych z odprowadzaniem podatków oraz opłacaniem składek ubezpieczeniowych. Należy zaznaczyć, że jej prowadzenie nie jest obowiązkowe, ale bez wątpienia warto przemyśleć tę decyzję. Lista płac potwierdza wypłacenie wynagrodzenia pracownikom, a także pozwala uniknąć błędów. Jednak dotyczy wyłącznie osób, z którymi przedsiębiorca pozostaje w stosunku pracy. Zleceniobiorcy oraz inni współpracownicy otrzymują wypłatę wynagrodzenia na podstawie faktury. Dlatego też nie uwzględnia się ich w liście płac.

Ponadto, pracodawca ma obowiązek udostępnić ten dokument pracownikowi na jego prośbę. Aktualnie wiele firm korzysta ze specjalnych programów, które umożliwiają automatyczne naliczanie płac. Mimo to warto wiedzieć, co wpływa na wysokość wynagrodzenia i w jaki sposób jest ono obliczane.

Co powinna zawierać indywidualna lista płac?

Indywidualna lista płac zawiera informacje dotyczące składników oraz ostatecznej kwoty wynagrodzenia każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Najczęściej zakłada ona miesięczne rozliczanie pracowników. Jednak nie ma narzuconego schematu, według którego powinna być stworzona. W tym przypadku wiele zależy również od systemu wprowadzonego w danej firmie. Mimo to można wyznaczyć kilka uniwersalnych elementów umożliwiające poprawne naliczanie płac. Bez wątpienia wśród nich znajdują się dane pracodawcy oraz pracownika. Ponadto nie można zapominać o wymogach formalnych, takich jak:: data utworzenia dokumentu, oznaczenie lub nazwa listy, wpisanie miesiąca, którego dotyczy rozliczenie, oraz podpisy autora listy płac i osoby zatwierdzającej.

Skład wynagrodzenia

Natomiast wśród danych bezpośrednio dotyczących wynagrodzenia można wymienić przede wszystkim: wartość wynagrodzenia brutto i netto, ewentualne premie, nagrody lub/i prowizje, nieobecności w pracy usprawiedliwione zwolnieniem chorobowym, liczba przepracowanych godzin, wysokość podatku dochodowego, podstawy wymiaru oraz składek ubezpieczeniowych. Lista wynagrodzeń uzupełniona w ten sposób gwarantuje dostęp do najważniejszych informacji dotyczących wysokości wynagrodzenia, dodatków, a także składek i podatku. Jak widać, jest ona sporządzana również na podstawie innych dokumentów, wśród których można znaleźć między innymi ewidencję czasu pracy.

Lista płac: jak obliczyć?

Przed przystąpieniem do stworzenia indywidualnej listy płac należy określić rodzaj zatrudnienia, składniki wynagrodzenia, wymiar czasu pracy. Od tego będą zależeć między innymi stawki podatków finansowanych przez pracownika i pracodawcę oraz składki ubezpieczeniowe. Następnie należy stworzyć tabelkę z odpowiednimi kolumnami. Warto zaznaczyć, że w przypadku umowy o pracę uwzględnia się wszystkie rodzaje składek ubezpieczeniowych. Jeżeli w liście wynagrodzeń zostaną wpisane również informacje umożliwiające rozliczenie podatku dochodowego osoby zatrudnionej, wówczas dokument ten może zastąpić imienną kartę przychodów, która jest obowiązkowa dla pracodawców prowadzących księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo poszerzając tabelkę o kilka dodatkowych kolumn, można ograniczyć formalności związane z odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jakie informacje należy uwzględnić w liście płac? Jak ją obliczyć?

Jeżeli lista wynagrodzeń ma zmniejszyć formalności związane z odprowadzaniem podatków i składek ubezpieczeniowych, należy zadbać o jak najbardziej szczegółowe informacje. W tym przypadku nie wystarczy ogólna informacja o sumie kosztów. Niezbędne jest rozpisanie tych danych na kategorie: składka emerytalna, rentowa, chorobowa oraz ich łączna kwota, a także podstawa ubezpieczenia zdrowotnego. W tabelce znajdą się również informacje dotyczące kosztów uzyskania przychodów, ulg podatkowych. Jednak aby obliczyć listę płac, należy przejść przez kilka etapów.

Naliczanie płac

Pierwszy z etapów to określenie wartości wynagrodzenia brutto wraz z dodatkami, na przykład najniższa krajowa 2250 zł. Następnie na podstawie tej kwoty trzeba obliczyć składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika. Oznacza to następujące działania: emerytalne 9,76% * 2250, rentowe 1,5% * 2250, chorobowe 2,45% * 2250. Po zsumowaniu i odjęciu ich od wynagrodzenia brutto uzyskuje się kwotę 1941,53, od której należy wyliczyć ubezpieczenie zdrowotne. Będzie to następujące działanie: 1941,53 * 7,75%. Stawka składek zdrowotnych wynosi 9%, jednak 1,25% nie podlega odliczeniu z wynagrodzenia. Kolejny krok to określenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy. W tym celu należy odjąć od wynagrodzenia brutto składki na ubezpieczenie społeczne oraz kosztów uzyskania przychodu. Po zaokrągleniu otrzymanej kwoty wylicza się podatek w wysokości 17% dla osób z dochodem poniżej 85 528 zł, czyli 17% * 1692. Następnie od wyniku 287,64 zł można odliczyć kwotę ustawowo wolną od podatku oraz 7.75% ubezpieczenia zdrowotnego. Po obliczeniu tych stawek można ustalić wynagrodzenie netto, odejmując od 2250 zł wyliczone wcześniej: składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek. Wynagrodzenie netto wyniesie około 1697,65 zł.