Wystawianie faktur – o czym należy pamiętać, wystawiając faktury?

1) Zasady wystawiania faktur – jakie dane muszą znaleźć się na fakturze?

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, jak prawidłowo wystawić fakturę. Dokument ten powinien zawierać pulę danych, które zostały wymienione w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Do najważniejszych elementów należą:

data wystawienia,
kolejny numer – jest to numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
NIP sprzedawcy i nabywcy,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi – gdy taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
nazwa dostarczonego towaru lub wykonanej usługi,
miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
stawka podatku,
kwota należności ogółem.

2) Wystawienie faktury pro forma – o czym pamiętać?

Prowadząc działalność gospodarczą, możesz spotkać się z prośbą o wystawienie faktury pro forma. Czym jest taki dokument? Od strony technicznej pro forma nie jest fakturą, czyli nie będziesz ujmował jej w ewidencji księgowej. Możesz ją wystawić, gdy Twoim celem jest:

zaprezentowanie oferty potencjalnemu kontrahentowi,
przestawienie klientowi kosztów dostarczenia towarów lub wykonania usługi,
uzyskanie przez klienta zaliczki przed rozpoczęciem realizacji zlecenia.

Zasady wystawiania faktur pro forma są następujące: taka faktura może być wystawiona wyłącznie przed otrzymaniem zapłaty i – aby odróżniała się od „zwykłych” faktur – powinna być zawsze opatrzona dopiskiem „pro forma”.

Wystawienie faktury online pro forma i dostarczenie jej potencjalnemu kontrahentowi nie oznacza, że musi on skorzystać z Twojej oferty. Jeżeli jednak tak się stanie, przeprowadzona transakcja powinna zostać udokumentowana standardową fakturą.

3) Czy wystawianie faktur online jest możliwe?

Przedsiębiorca może wystawiać faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie. Drugie rozwiązanie jest szeroko praktykowane. Dodatkowo na rynku dostępnych jest wiele programów, dzięki którym wystawianie faktur odbywa się online. Są one dostępne bezpłatnie lub odpłatnie.

Ministerstwo Finansów przygotowało program E-mikrofirma, który – jak sama nazwa wskazuje – jest przeznaczony dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Z pomocą tej aplikacji wystawisz faktury krajowe, stworzysz ewidencję VAT oraz wygenerujesz Jednolity Plik Kontrolny. Link do programu znajdziesz na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

4) Czym jest refakturowanie, a czym samofakturowanie?

Niektórzy przedsiębiorcy w trakcie prowadzenia swojej działalności gospodarczej stykają się z pojęciami „refakturowanie” i „samofakturowanie”. Co kryje się pod tymi terminami?

Przez refakturowanie należy rozumieć sytuację, gdy jeden przedsiębiorca nabywa usługi, ale faktycznie korzysta z nich inny przedsiębiorca. W praktyce zatem pierwszy przedsiębiorca pełni rolę pośrednika między sprzedającym a odbiorcą. Takie działanie nie zwalnia go jednak od wystawienia faktury. Co do zasady firma, która nabyła i odsprzedaje usługę, nie powinna z niej korzystać (może częściowo) i powinna zastosować tę samą stawkę VAT. Nie ma jednak przeszkód, aby doliczyła ona swoją prowizję czy marżę.

Samofakturowanie ma z kolei miejsce wówczas, gdy faktury za sprzedawcę towaru czy usługi będzie wystawiał jej nabywca. Inaczej mówiąc, współpracujący ze sobą przedsiębiorcy umawiają się, że to odbiorca będzie wystawiał faktury. Zasady wystawiania takich faktur są następujące: strony muszą zawrzeć stosowną umowę, a każda faktura wygenerowana przez odbiorcę towaru lub usługi musi zostać zatwierdzona przez sprzedawcę. Jeżeli druga przesłanka nie zostanie spełniona, to faktura taka nie będzie fakturą pełnoprawną.

5) Otrzymywanie i wystawianie faktur w języku obcym

Prowadząc firmę, będziesz nawiązywał kontakty handlowe z przedsiębiorcami z kraju i zagranicy. Bardzo możliwe, że wśród Twoich klientów będą firmy z siedzibą w Niemczech, Szwecji czy nawet Chin. Czy polski ustawodawca dopuszcza wystawianie faktur w języku obcym? Owszem, ale musisz pamiętać o kilku zasadach.

Gdy będziesz generował fakturę dla zagranicznego kontrahenta, możesz przetłumaczyć wszystkie zawarte na niej pozycje. Musisz jednak pamiętać, aby rozliczenie podatku VAT nastąpiło w PLN. W praktyce wielu przedsiębiorców stosuje rozwiązanie w postaci wystawiania faktury dwujęzycznej. Taka faktura jest niezwykle wygodna, bo wówczas żadna ze stron transakcji nie ma problemu z jej odczytaniem.

Wystawienie faktury w języku obcym nie jest jedyną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę – równie często przedsiębiorcy działający na terenie Polski nabywają towary lub usługi od zagranicznych podmiotów. Taka transakcja również może być potwierdzona fakturą. Jeżeli zdarzy Ci się otrzymać fakturę w języku obcym od kontrahenta z terenu Unii Europejskiej, nie musisz jej tłumaczyć. Jeżeli jednak współpracujesz z podmiotem gospodarczym z poza Wspólnoty, tłumaczenie otrzymanej przez Ciebie faktury może być koniecznością. Taka sytuacja będzie miała miejsce wówczas, gdy zażądają tego od Ciebie organy celne.